Microsoft 365, formeel bekend als Office 365, is al jaren de drijvende kracht achter de productiviteit van bedrijven over de hele wereld. Met tot nu toe meer dan 220 miljoen actieve maandelijkse gebruikers wereldwijd, is dit de meest gebruikte suite van productiviteitstools die de wereld ooit heeft gekend. Boordevol cloudgebaseerde software-as-a-service-producten zoals SharePoint en Teams, genieten gebruikers van gratis automatische updates om ze up-to-date te houden. Of het nu gaat om het maken van documenten in Word of algoritmen in Excel, Microsoft 365 is snel en gemakkelijk te gebruiken voor gebruikers met zowel eenvoudige als complexe functies, wat betekent dat gegevens uit Exchange, SharePoint snel worden geactiveerd.
Als zakelijke gebruiker mag u ervan uitgaan dat Microsoft uw kritieke gegevens standaard heeft beveiligd en een back-up heeft gemaakt. Dat zou tot op zekere hoogte waar zijn en geldt voor een periode van 14 dagen. Redundantie en back-ups zijn een integraal onderdeel van hun klantbelofte, maar de mailbox-back-ups die in hun datacenters worden uitgevoerd, zijn puur voor interne gegevenshersteldoeleinden in het geval dat Microsoft een probleem heeft met hun infrastructuur. Per ongeluk iets verwijderen? Wordt u het slachtoffer van een kwaadaardige aanval op gegevensdiefstal? Uw gegevens zijn verdwenen en kunnen niet meer worden hersteld.
7 redenen waarom je een back-up zou moeten maken van Microsoft 365
1. U bent verantwoordelijk voor het maken van back-ups van uw gegevens
Microsoft heeft de verantwoordelijkheid om hun Cloud infrastructuur draaiende te houden en ze hebben perioden van gegarandeerde uptime ingebouwd in hun cloudserviceovereenkomsten. Dat gezegd hebbende, vallen de bedrijfskritieke gegevens die u bezit niet onder het Microsoft 365 Shared Responsibility Model, dat ons eraan herinnert dat Microsoft de beschikbaarheid van de service belooft en dat de klant belooft hun gegevens verstandig op te slaan. Alle gegevens die kunnen worden hersteld, zijn erg moeilijk te bereiken en toegankelijk via veel toegangspunten. Een aanbod van een derde partij biedt een enkele interface die uw datapool overziet en het herstelproces veel eenvoudiger maakt. Balude adviseert al onze klanten om een goede Cloud back-upoplossing te implementeren in plaats van een on-premise back-upoplossing vanwege de extra beveiligingsvoordelen en de meerdere authenticatielagen en replicatiemethoden. Welk back-upmodel u ook kiest, of het nu cloud of hybride is, wij kunnen u helpen bij het beschermen van uw bedrijfsgegevens.
2. Point-in-time recovery voor Exchange Online bestaat niet
Zoals het er nu uitziet, is er geen “out of the box” -functionaliteit die bedrijven de mogelijkheid geeft om hun Exchange-mailboxen vanaf een bepaald tijdstip te herstellen. Als een ontevreden werknemer alles in de Office 365 Portal zou verwijderen, zou dit onherstelbaar zijn, omdat de optie om de gegevens van voorgaande maanden te herstellen niet is ingebouwd in de back-upstrategie van Microsoft 365. Hetzelfde geldt voor bestanden die meer dan 30 dagen eerder in OneDrive en SharePoint zijn opgeslagen. Zonder een gedegen back-upstrategie kunnen waardevolle gegevens verloren gaan door wanpraktijken of cyberaanvallen. Balude biedt volledig beheerde cloud-, hybride en onsite back-upservices om uw bedrijfsgegevens te beschermen in een zeer veilige omgeving. We geven u gemoedsrust dat uw bedrijfsgegevens veilig, conform en beschermd zijn, terwijl we er ook voor zorgen dat deze onmiddellijk kunnen worden hersteld in het geval van een ramp.
3. Gegevensherstel voor OneDrive en SharePoint Online heeft een limiet van 30 dagen
U hebt nu een back-upoplossing van derden voor Exchange Online en besluit de Microsoft point-in-time recovery-functionaliteit te gebruiken die is inbegrepen voor OneDrive en SharePoint Online. In theorie kan dit het veilige herstel van gegevens bieden die u nodig hebt, behalve in het geval dat u meer dan 30 dagen terug moet gaan. Herstel van meer dan 1 maand geleden is niet mogelijk en kan alleen worden hersteld door een back-upproduct van een derde partij te installeren. Geautomatiseerde back-ups worden in dit geval zeer waardevol.
4. U heeft toegang tot uw gegevens nodig bij een storing
Het is niet gebruikelijk, maar het gebeurt. Microsoft 365-gegevensstoringen worden wereldwijd gerapporteerd en duren van seconden tot dagen. Microsoft heeft wel een SLA om de service te herstellen, maar als u kritieke gegevens hebt opgeslagen waar u geen toegang toe hebt, kan dit verwoestend zijn voor uw bedrijfscontinuïteit. Een back-up van derden biedt u de mogelijkheid om in de back-up van de vorige dag te duiken en offline door te werken totdat de normale service wordt hervat.
5. Er kunnen kosten in rekening worden gebracht voor het opslaan van meer gegevens dan uw individuele toelage
Microsoft 365-abonnementen worden geleverd met een opslagquotum dat meestal 10 GB per gebruiker is. Als uw gebruikers die limiet bereiken, brengt Microsoft u de extra opslagruimte in rekening. Geheel onverwacht en niet altijd scherp geprijsd, kan het betekenen dat uw Microsoft 365-abonnementskosten beginnen te stijgen en voorspelbaarheid van de uitgaven onmogelijk wordt. Balude’s Cloud-back-upopties zijn volledig schaalbaar, wat betekent dat de lucht echt de limiet is. Gebruik wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt met totale controle en transparantie van je uitgaven.
6. De rekening betalen voor ex-werknemers
Als een werknemer uw bedrijf verlaat en u toegang tot zijn gegevens nodig heeft, moet u namens hem blijven betalen voor een Microsoft 365-abonnement. Balude hanteert een back-uplicentiemodel dat een veel goedkopere methode is om hun waardevolle gegevens te bewaren. Dit betekent dat u niet langer voor die werknemer hoeft te betalen en uw uitgaven kunt richten op bedrijfsgroei en -ontwikkeling.
7. OneDrive is geen geldige back-upoplossing
Microsoft OneDrive slaat een kopie van de gebruikersbestanden op in de cloud, zodat ze overal toegankelijk zijn en niet voor back-updoeleinden. De belangrijkste reden dat OneDrive gewoon niet werkt voor back-up, is dat het automatisch wordt gesynchroniseerd. Als een gebruiker een belangrijk Excel-spreadsheet verwijdert, worden de updates gesynchroniseerd en wordt het spreadsheet ook verwijderd uit OneDrive. Bestandsreplicatie in de cloud is uiterst waardevol voor een bedrijf met mobiele of externe medewerkers, maar het is ook een enorm beveiligingslek als het gaat om back-up en herstel.
Samenvatten:
Het is duidelijk dat er een vrij grote leegte is tussen de back-uptools die bij Microsoft 365 worden geleverd en het niveau van gegevensredundantie en beveiliging dat de meeste bedrijven nodig hebben. Microsoft garandeert een actieve service, wat betekent dat uw personeel zich in staat voelt om productief te zijn, ongeacht waar ter wereld ze zich ook bevinden en welk apparaat ze bij de hand hebben. Uw verantwoordelijkheid naarmate uw bedrijf groeit, is om een Disaster Recovery Plan op te stellen dat u beschermt tegen verlies van digitale activa en gegevens.
Balude voldoet aan ISO 27001 (Information Security) en biedt Disaster Recovery Services in heel Nederland. Wanneer zich een ramp voordoet, zoals een malware-aanval, stroomstoring, brand of diefstal, is het absoluut noodzakelijk dat uw bedrijfssystemen zonder vertraging weer up-and-running zijn. Het is essentieel dat uw bedrijf voldoende wordt geback-upt via de Cloud, onsite of met behulp van een hybride back-upoplossing om ervoor te zorgen dat gegevens nooit verloren gaan en snel kunnen worden hersteld. Neem vandaag nog contact op met een van onze consultants over Microsoft 365-back-up